Power BI: cómo resolver el error ‘The key didnt match any rows’ en Power Query

Introducción

El error ‘the key didnt match any rows’ en Power Query aparece cuando una operación de navegación o un paso posterior (por ejemplo un Merge/Expand) intenta acceder a una fila u objeto que ya no existe o no es accesible en el resultado del paso anterior. Es un problema común que detiene actualizaciones programadas y rompe pipelines que combinan archivos o usan claves fijas.

Qué es ‘the key didnt match any rows’ y por qué ocurre

Power Query representa un origen (por ejemplo un archivo Excel) con una tabla de contenidos: una lista de hojas, tablas o elementos disponibles dentro del archivo. Muchos pasos posteriores seleccionan una fila concreta en esa tabla usando claves como Item/Name, Kind o Schema. Si esa fila desaparece, se renombra, cambia su estructura o las credenciales impiden acceder a ella, la expresión M que intenta navegar devuelve el error «The key didn’t match any rows in the table».

Una analogía sencilla: imagine que la tabla de contenidos es el índice de un libro. Si el índice apunta a un capítulo que ya no existe o cambió de nombre, quien intenta abrir ese capítulo no encuentra nada.

Microsoft documenta estas causas y recomienda revisar la navegación y las credenciales como pasos iniciales de diagnóstico; su resumen técnico está disponible en la documentación de Microsoft.

Diagnóstico paso a paso

1. Reproducir el error en el Editor de consultas: abra Power Query (Transform Data) en Power BI Desktop y ejecute la query para que aparezca el error; así podrá ver en qué paso sucede.
2. Ir al paso Source/Navigation: en la lista de pasos, seleccione el primer paso que accede al origen (Source o Navigation). La salida previa debe mostrar la «tabla de contenidos» con columnas como Item/Name y Kind.
3. Comparar la clave usada: revise la fórmula M del paso (por ejemplo Source{[Item=...,Kind=...]}[Data]) y confirme que el valor buscado sigue existiendo en la tabla de contenidos.
4. Si no existe, decidir la corrección: reparar la fuente (restaurar la hoja o tabla), o editar el M para usar lógica tolerante en lugar de una referencia rígida.
5. Verificar credenciales y permisos: si Desktop refresca pero el servicio falla, revise en el portal de Power BI el tipo de autenticación, credenciales y la configuración del gateway; Microsoft señala problemas por credenciales múltiples o permisos insuficientes como causas frecuentes.

Checklist para merges: preparar las claves antes de combinar

• Eliminar valores nulos o filas vacías en las columnas clave.
• Normalizar espacios y diferencias de mayúsculas/minúsculas (Text.Trim y Text.Upper/Text.Lower).
• Asegurar tipos iguales (ambas columnas como texto, número o fecha, según corresponda).
• Comprobar valores duplicados o inesperados que rompan la correspondencia.

Estos pasos reducen la probabilidad de que un Merge/Expand falle por discrepancias en las claves. La comunidad y los foros técnicos discuten estos casos con frecuencia; por ejemplo en la comunidad técnica de Microsoft se comparten soluciones y diagnósticos similares a los descritos.

Combinar archivos (From Folder) y el peligro del Sample File

Cuando Power Query usa From Folder, toma un archivo de ejemplo para definir los pasos de transformación. Si uno o varios archivos de la carpeta tienen estructura distinta (por ejemplo falta la hoja esperada o el tipo de archivo difiere), el paso definido por el archivo de ejemplo puede fallar y provocar el error. Para evitarlo, evite referencias rígidas a Item/Kind y añada lógica que omita archivos sin la hoja esperada o que valide la existencia antes de navegar.

Chris Webb explica cómo funciona este comportamiento y muestra ejemplos prácticos sobre cómo editar el paso de navegación o reforzar la lógica para que la query sea más tolerante. Consulte su explicación técnica en su blog para ver ejemplos concretos: guía de Chris Webb.

Diferencias entre Desktop y Power BI Service

Es habitual que una consulta refresque sin errores en Power BI Desktop pero falle en el servicio. Las razones más comunes son:

• El servicio puede ejecutar el refresco de datos sin volver a evaluar el esquema exactamente como lo hace Desktop durante la depuración.
• Problemas de credenciales o configuraciones del gateway que impiden acceder a ciertos objetos desde el servicio.

Revisar el historial de refresh y la configuración de fuentes en el servicio ayuda a identificar si el problema es de acceso o de estructura.

Patrón M tolerante: verificar existencia antes de seleccionar

En lugar de usar una selección rígida como Source{[Item="Hoja1",Kind="Sheet"]}[Data], se recomienda comprobar primero si la fila existe y actuar en consecuencia usando Table.SelectRows o condicionales. La idea general es:

• Obtener la tabla de contenidos del origen.
• Filtrar por la fila que interesa con Table.SelectRows o similar.
• Si el resultado está vacío, tomar una ruta alternativa (por ejemplo registrar el archivo y continuar); si no, navegar al Data.

Este enfoque hace que las combinaciones From Folder y las referencias a hojas sean más robustas frente a cambios en archivos y evita que aparezca el error ‘the key didnt match any rows’ cuando un elemento falta o cambia.

Qué revisar primero (resumen rápido)

1. Source/Navigation: ¿sigue existiendo la fila clave?
2. Credenciales y gateway: ¿el servicio tiene permisos equivalentes a Desktop?
3. Claves para Merge: tipos, nulos, espacios, case.
4. Combinar archivos: evitar dependencias en el Sample File sin validaciones.

El error ‘the key didnt match any rows’ es frecuente pero, por fortuna, suele resolverse con un diagnóstico directo y cambios relativamente simples: revisar el paso de navegación, normalizar claves antes de merges y asegurar permisos en el servicio. Mantener queries tolerantes y validar la existencia de las filas esperadas reduce significativamente interrupciones en pipelines críticos.

Para referencias técnicas y ejemplos más detallados, consulte la documentación de Microsoft, la explicación paso a paso de Chris Webb y los hilos de la comunidad técnica de Microsoft y Stack Overflow listados entre las fuentes.